Processing of (personal) data by the entity in charge of the online application process
I. Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Verantwortlichen des Online-Bewerbungsverfahrens
Allgemeine Informationen
Diese Datenschutzerklärung, die sich ausschließlich auf die im Rahmen des Online-Bewerbungsverfahrens erhobenen Daten bezieht, soll Sie darüber informieren, wie Ihre personenbezogenen Daten, die im Rahmen des Online-Bewerbungsverfahrens erhoben werden, bei uns behandelt werden.
Der für die Verarbeitung Verantwortliche
Die datenschutzrechtlich verantwortliche Stelle ist:
Schlafender Hase GmbH
Franklinstr. 61-63, 60486 Frankfurt
Deutschland
Telefon:+49 69 244481 0
E-Mail: info@sh-p.de
Handelsregister-Eintragsnummer: HRB 87542, Frankfurt
Registergericht: Frankfurt
Geschäftsführer: André Cerbe, Constantin Dony
Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Unseren externen Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter jason.komninos@bbservices.gmbh oder unserer Postadresse mit dem Zusatz „z. Hd. Datenschutzbeauftragter“.
Personenbezogene Daten, die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhoben werden
Personenbezogene Daten sind alle Informationen über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person anhand derer eine bestimmte Person mit vertretbarem Aufwand identifiziert werden kann, z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adressen, Nutzerverhalten.
Wir verarbeiten im Bewerbungsverfahren nur die personenbezogenen Daten, die Sie uns mit Ihrer Bewerbung auf elektronischem Wege, d.h. per E-Mail oder über unser Online-Formular, zusenden. In der Regel handelt es sich hierbei um folgende Daten:
Name, Vorname und Geburtsdatum; Kontaktdaten (Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse); Bewerbungsdaten wie Lebenslauf, Anschreiben und Zeugnisse; ggf. Angaben zum Gesundheitszustand oder zu einer Schwerbehinderung; ggf. ein Bewerbungsfoto; Kontodaten im Falle der Erstattung von Reisekosten; ggf. LinkedIn-Profil und Kanal, über den Sie uns gefunden haben (freiwillig); ggf. weitere Angaben, die Sie im Laufe des Bewerbungsverfahrens mitteilen.
Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten im Bewerbungsverfahren
Die von Ihnen mitgeteilten Daten verarbeiten wir zur Prüfung Ihrer Bewerbung und Ihrer Eignung für die ausgeschriebene Stelle sowie zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, § 26 Abs. 1 BDSG. Ohne die Datenverarbeitung können wir Ihre Online-Bewerbung nicht bearbeiten und das Bewerbungsverfahren nicht durchführen.
Sollte Ihre Bewerbung für weitere Stellen in unserem in Frage kommen, erfolgt eine weitergehende Nutzung Ihrer Daten nur dann, wenn Sie hierzu Ihre Einwilligung ausdrücklich erteilt haben. Ihre Daten werden dazu in einen Talent Pool aufgenommen, um weitere für Sie interessante Stellenangebote zu identifizieren. Wir werden Ihre Einwilligung hierfür vorab einholen. Selbstverständlich ist Ihre Einwilligung freiwillig. Falls Sie nicht zustimmen, entstehen Ihnen keinerlei Nachteile hinsichtlich Ihrer Bewerbung. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Bewerbungsdaten für den Talent Pool ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Wir verarbeiten Ihre Daten in unserem Bewerbermanagementsystem über den konkreten Bewerbungsvorgang hinaus nur im Fall Ihrer ausdrücklichen Einwilligung, die Sie jederzeit widerrufen können.
Zudem kann es erforderlich sein, dass Ihre Daten ggf. zur Verteidigung bzw. Durchsetzung von Rechtsansprüchen verarbeitet werden. In diesem Zweck liegt auch unser berechtigtes Interesse. Rechtsgrundlage ist für diese Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.
Sofern in Ihren Bewerbungsunterlagen besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 Abs. 1 DSGVO enthalten sind, verarbeiten wird diese im Rahmen des Bewerbungsverfahrens zur Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz. Rechtsgrundlage ist insoweit Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO i.V.m. Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO und § 26 Abs. 3 BDSG.
Datenlöschung und Speicherdauer
Ihre Daten werden spätestens 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsprozesses für die Stelle, auf die Sie sich beworben haben, gelöscht, sofern wir Sie nicht eingestellt haben. Haben wir mit Ihnen einen Arbeitsvertrag geschlossen, werden Ihre Bewerbungsdaten in die Personalakte aufgenommen.
Sollten Sie in die Speicherung Ihrer Daten in unseren Talent Pool eingewilligt haben, löschen wir die Daten 180 Tage nach Abschluss des Bewerbungsprozesses.
Weitergabe von Daten an Dritte
Ihre Bewerberdaten werden lediglich an die Stellen bzw. Personen im Unternehmen weitergegeben, die diese zur Durchführung des Bewerbungsprozesses und zur Prüfung der Bewerber benötigen.
Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden mittels TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbank wird von der Personio SE & Co. KG, Seidlstraße 3, 80335 München („Personio“) betrieben, die eine Personal- und Bewerbermanagement-Softwarelösung anbietet (https://www.personio.de/impressum/). In diesem Zusammenhang ist Personio unser Auftragsverarbeiter gemäß Artikel 28 DSGVO. Die Verarbeitung basiert in diesem Fall auf einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung zwischen uns als Verantwortlichem und Personio als Auftragsverarbeiter. Weitere Informationen zu Personio und die Datenverarbeitung durch den Betreiber der Recruiting-Seite erhalten Sie unter Ziffer II dieser Datenschutzerklärung.
Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in ein Drittland ist nicht beabsichtigt.
Vorstellungsgespräche via Videokonferenz
Im Einzelfall verzichten wir ggf. auf ein Vor-Ort-Interview und laden Dich stattdessen zu einer Videokonferenz ein. Hierzu verwenden wir die Software Microsoft Teams, die von der Firma Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Irland angeboten wird.
Hierbei erfasst Microsoft Ihre Teilnehmerdaten, Ihre E-Mail-Adresse und ggf. weitere Login-Daten sowie technische Daten Ihres Geräts wie Ihre IP-Adresse und verarbeitet diese Daten in unserem Auftrag, um den virtuellen Raum zur Besprechungsteilnahme bereitzustellen. Während der Besprechung sind Ihre Teilnehmerdaten für die anderen Teilnehmer sichtbar, damit ein interaktiver Ideen- und Erfahrungsaustausch möglich ist. Die Übertragung Ihrer Ton- und Videoaufnahmen können Sie über die während der Besprechung jederzeit verfügbaren Einstellungen anpassen und unterbinden.
Microsoft stellt auch eine Aufzeichnungsfunktion bereit, die wir hier jedoch grundsätzlich nicht nutzen. Sofern ausnahmsweise doch einmal eine Aufzeichnung erfolgen soll (beispielsweise zur Protokollierung der Besprechung), werden wir Sie hierüber vorab informieren und Ihre Einwilligung einholen.
Die Datenverarbeitung im Rahmen der digitalen Besprechungen für Bewerber:innen erfolgt, zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, § 26 Abs. 1 BDSG.
In Microsoft Teams sind zudem Analysefunktionen von Microsoft enthalten, durch die die Durchführung und Nutzung der Besprechungen ausgewertet werden. Diese Analysefunktionen können wir nicht deaktivieren. Wir nutzen diese Analysefunktion jedoch nicht und nehmen keinen Einblick in erfasste Daten oder Berichte dieser Funktionen. Auch eine Steuerung der Analysen durch Parameter oder Filterkriterien nehmen wir nicht vor.
Details zum Datenschutz durch Microsoft finden Sie in der Datenschutzerklärung von Microsoft unter https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.
Die Datenverarbeitung mit Office 365 erfolgt auf Servern in Rechenzentren in der Europäischen Union in Irland und den Niederlanden. Hierzu haben wir mit Microsoft eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Zum Zweck der Fernwartung kann Microsoft Zugriff auf die Daten nehmen. In diesem Fall kann ein solcher Zugriff auch von verbundenen Unternehmen von Microsoft von außerhalb der Europäischen Union, insbesondere auch den USA, aus erfolgen. Für die USA besteht kein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission und herrscht aufgrund abweichender gesetzlicher Bestimmungen kein durchgängig hohes Datenschutzniveau. Durch die Übermittlung von Daten Server in den USA können daher zusätzliche Risiken entstehen, beispielsweise kann die Durchsetzung der Rechte der betroffenen Person zu diesen Daten erschwert sein. Daher haben wir mit Microsoft EU-Standarddatenschutzklauseln abgeschlossen und darin auch die Umsetzung angemessener Schutzmaßnahmen festgelegt, die je nach Schutzbedürftigkeit der Daten auch deren Verschlüsselung umfassen können und gemäß der rechtlichen und technischen Bedingungen für einen angemessenen Schutz der Daten verbessert werden. Soweit eine Übermittlung der Daten in die USA oder ein anderes Drittland erfolgt, basiert ein solcher Drittlandtransfer auf Ihrer Einwilligung nach Art. 49 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO, sofern Sie das Videokonferenzsystem nutzen.
Ihre Betroffenenrechte
Als Betroffener der Datenverarbeitung stehen Ihnen die nachfolgenden Rechte zu:
Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO
Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO
Recht auf Löschung Ihrer Daten nach Art. 17 DSGVO
Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung nach Art. 18 DSGVO
Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO
Zudem haben Sie nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Der Widerspruch ist in diesem Fall zu begründen.
Wenn die personenbezogenen Daten mit Ihrer Einwilligung verarbeitet werden, haben Sie das Recht, diese Einwilligung gemäß Artikel 7 Abs. 3 DSGVO zu widerrufen.
Um Ihre Rechte als betroffene Person in Bezug auf die im Rahmen dieses Online-Bewerbungsverfahrens verarbeiteten Daten geltend zu machen, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten unter jason.komninos@bbservices.gmbh.
Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt, haben sie nach Art. 77 Abs. 1 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Hierzu gehört auch die für uns als Verantwortlicher zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde:
Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, vertreten durch Prof. Dr. Alexander Roßnagel, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden, Telefon: 0611-1408 0, E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de
Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling)
Wir haben nicht die Absicht, von Ihnen erhobene personenbezogene Daten für ein Verfahren zur automatisierten Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) zu verwenden.
Änderungen der Datenschutzhinweise
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung regelmäßig zu überprüfen und anzupassen, damit sie jederzeit den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen im Bewerbungsprozess oder anderen Prozessen Rechnung zu tragen. In diesem Fall gilt die neue Datenschutzerklärung für jeden späteren Besuch dieser Website oder jede spätere Bewerbung.
II. Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Betreiber der Recruiting-Seite
Allgemeines
Diese Recruiting-Seite wird von der Personio SE & Co. KG betrieben, einem Unternehmen mit Sitz in Deutschland, welche eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet (https://www.personio.de/impressum/). Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Für diese Daten ist allein das Unternehmen verantwortlich im Sinne von Art. 24 DS-GVO, das dieses Online-Bewerbungsverfahren durchführt. Personio ist lediglich Betreiber der Software und dieser Recruiting-Seite und in dem Zusammenhang Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DS-GVO. Die Grundlage für die Verarbeitung durch Personio ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen der verantwortlichen Stelle und Personio. Zudem verarbeitet die Personio SE & Co. KG zur Erbringung ihrer Dienstleistungen, insbesondere für den Betrieb dieser Recruiting-Seite, weitere Daten, die zum Teil auch personenbezogene Daten sein können. Darauf wird im Folgenden näher eingegangen.
Verantwortliche Stelle
Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1005
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRA 115934
Registergericht: Amtsgericht München
Datenschutzbeauftragter: datenschutz@personio.de
Zugriffsprotokolle („Server-Logs“)
Mit jedem Zugriff auf diese Recruiting-Seite werden automatisch allgemeine Protokolldaten, sogenannte Server-Logs, erfasst. Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Ohne diese Daten wäre es technisch teilweise nicht möglich, die Inhalte der Software auszuliefern und darzustellen. Zudem ist die Verarbeitung dieser Daten aus Sicherheitsaspekten, insbesondere zur Zugriffs-, Eingabe- und Weitergabe- und Speicherkontrolle, zwingend notwendig. Darüber hinaus können die anonymen Informationen für statistische Zwecke sowie für die Optimierung des Angebots und der Technik verwendet werden. Zudem können die Log-Files bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung der Software nachträglich kontrolliert und ausgewertet werden. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in §25 Abs 2 Satz 2 TTDSG. Erfasst werden allgemein Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel des Zugriffs auf die Software. Der Umfang dieser Protokollierung geht nicht über den gängigen Umfang jeder anderen Webseite im Internet hinaus. Die Speicherdauer dieser Zugriffsprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.
Fehlerprotokolle („Error-Logs“)
Zum Zwecke der Fehleridentifizierung und -behebung werden sogenannte Fehlerprotokolle („Error-Logs“) angefertigt. Dies ist zwingend erforderlich, um auf mögliche Probleme bei der Darstellung und Umsetzung von Inhalten möglichst zeitnah reagieren zu können (berechtigtes Interesse). Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in §25 Abs 2 Satz 2 TTDSG. Bei Auftreten einer Fehlermeldung werden allgemeine Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel bei Auftreten der entsprechenden Fehlermeldung/ -spezifikation erfasst. Die Speicherdauer dieser Fehlerprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.
Einsatz von Cookies
Teilweise werden auf dieser Recruiting-Seite sogenannte Cookies eingesetzt. Dies sind kleine Textdateien, welche auf dem Gerät, mit welchem Sie auf diese Recruiting-Seite zugreifen, gespeichert werden. Grundsätzlich dienen Cookies dazu, die Sicherheit beim Besuch einer Website zu gewährleisten („unbedingt erforderlich“), gewisse Funktionalitäten wie Standard-Spracheinstellungen umzusetzen („funktional“), das Nutzungserlebnis oder die Performance auf der Webseite zu verbessern („Performance“) oder zielgruppenbasierte Werbung auszuspielen („Marketing“). Auf dieser Recruiting-Seite kommen grundsätzlich nur unbedingt erforderliche, funktionale und Performance Cookies zum Einsatz, insbesondere zur Umsetzung gewisser Voreinstellungen wie bspw. die Sprache, zur Identifizierung des Bewerbungskanals oder zur Analyse der Performance einer Stellenausschreibung, über die ein Nutzer auf diese Recruiting-Seite gelangt ist. Die Nutzung von Cookies ist für die Erbringung unserer Dienstleistungen und damit für die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 (1) b) DS-GVO) zwingend erforderlich. Speicherdauer: Bis zu 1 Monat bzw. bis zur Beendigung der Browser-Session Widerspruchsrecht: Sie können über Ihre Browser-Einstellungen selbst bestimmen, ob Sie Cookies erlauben oder der Nutzung von Cookies widersprechen möchten. Bitte beachten Sie, dass eine Deaktivierung der Cookies zu einer eingeschränkten oder komplett unterbundenen Funktionalität dieser Recruiting-Seite führen kann.
Betroffenenrechte
Sofern durch die Personio SE & Co. KG als verantwortliche Stelle personenbezogenen Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben sie nach Art. 7 Abs. 3 DS-GVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung. Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die für den Betrieb dieser Recruiting-Seite verarbeiteten Daten an den Datenschutzbeauftragten der Personio SE & Co. KG (siehe oben). Gemäß Art. 77 DS-GVO können Sie sich zudem sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in unserem Unternehmen beschweren, etwa bei der für uns zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, Telefon: +49 (0) 981 180093-0, E-Mail: poststelle@lda.bayern.de
Abschließende Bestimmungen
Personio behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.